Onboarding in 2025: Verabschieden Sie sich von „Einheitsgröße“-Ansätzen

Informieren Sie sich über die fünf zusätzlichen kritischen Herausforderungen bei der Integration, mit denen Unternehmen voraussichtlich konfrontiert sein werden: Onboarding-Herausforderungen für Unternehmen 2025.

Schwächen des Onboarding nach dem „Einheitsgröße“-Ansatz

Ein standardisierter Einarbeitungsprozess berücksichtigt nicht die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorlieben der neuen Mitarbeiter. Jeder Mensch hat seinen eigenen Lernstil. Manche bevorzugen praktische Übungen, während andere mit Modulen zum Selbststudium Erfolg haben. Ein Einheitsansatz kann diese unterschiedlichen Lernpräferenzen nicht berücksichtigen, was zu Desinteresse und suboptimaler Wissensspeicherung führt.  

Außerdem kann ein allgemeines Onboarding-Programm die Mitarbeiter nicht angemessen auf die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorbereiten, die sie übernehmen werden. Zwar werden die allgemeinen Unternehmensrichtlinien und -verfahren behandelt, doch fehlt es oft an rollenspezifischen Schulungen, so dass neue Mitarbeiter nicht in der Lage sind, sich in ihrer Position zurechtzufinden. Diese Diskrepanz zwischen der Einarbeitung und den Arbeitsaufgaben kann die Produktivität und Leistung in der Anfangsphase der Beschäftigung erheblich beeinträchtigen.  

Darüber hinaus werden bei der standardisierten Einarbeitung häufig die kulturellen Hintergründe und persönlichen Motivationen der neuen Mitarbeiter außer Acht gelassen. Ohne eine Anpassung der Inhalte an kulturelle Nuancen oder individuelle Interessen kann sich das Onboarding unpersönlich und unverbunden anfühlen, so dass ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements vom ersten Tag an nicht gefördert wird. Wie HR Cloud feststellt, kann die Vernachlässigung der Erläuterung von Onboarding-Software für Mitarbeiter auch zu Verwirrung beitragen und die erfolgreiche Einführung wichtiger Tools behindern.

Das Argument für personalisiertes Onboarding

Personalisiertes Onboarding bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einem Einheitsansatz. Indem sie das Onboarding-Erlebnis auf die individuellen Bedürfnisse und Rollen abstimmen, können Unternehmen das Engagement und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter deutlich verbessern. Mitarbeiter, die einen personalisierten Onboarding-Prozess durchlaufen, sind eher in der Lage, sich schnell einzuarbeiten und ihre Produktivität und Leistung in ihrer Rolle zu steigern. Dieser zielgerichtete Ansatz verringert auch das Risiko einer frühzeitigen Fluktuation, da er sicherstellt, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an wertgeschätzt fühlen und auf Erfolg eingestellt sind.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass ein personalisiertes Onboarding eine strategische, rollenbasierte Schulung ermöglicht, die den Mitarbeitern die spezifischen Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt, die für ihre Position erforderlich sind. Anstelle einer allgemeinen Orientierung können sich personalisierte Onboarding-Programme auf die Entwicklung der Kernkompetenzen konzentrieren, die erforderlich sind, um in jeder einzelnen Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen. Wie Abmatic.ai feststellt, „kann personalisiertes Onboarding zu ... maßgeschneiderten Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten führen, die auf die spezifische Rolle und die Karriereziele des neuen Mitarbeiters abgestimmt sind.“

Personalisierung in großem Maßstab

Während die Vorteile eines personalisierten Onboardings auf der Hand liegen, kann die Skalierung eines solchen Ansatzes für eine große Belegschaft entmutigend erscheinen. Glücklicherweise bieten Fortschritte in der Technologie und Datenanalyse leistungsstarke Lösungen. Unternehmen können die Daten und Erkenntnisse ihrer Mitarbeiter nutzen, um anpassungsfähige Onboarding-Frameworks zu entwickeln, die auf unterschiedliche Rollen, Hintergründe und Lernpräferenzen zugeschnitten sind.

Digitale Onboarding-Plattformen, wie sie von GRAVITY angeboten werden, ermöglichen eine individuelle Anpassung durch Funktionen wie selbstgesteuerte Lernpfade, spielerische, rollenbasierte Herausforderungen und die Bereitstellung interaktiver Inhalte. Durch die Integration von Daten aus Umfragen, Bewertungen und Leistungsverfolgung, wie auf LinkedIn empfohlen, können diese Tools das Onboarding-Erlebnis dynamisch an die individuellen Bedürfnisse anpassen.  

Anstelle eines monolithischen Programms gehen führende Unternehmen dazu über, Onboarding-Ströme auf der Grundlage von Jobfunktionen, Persona oder Kompetenzzuordnung zu segmentieren. Dieser Ansatz in Verbindung mit der Skalierbarkeit digitaler Plattformen ermöglicht eine Personalisierung, ohne die Konsistenz oder die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen.

Segmentierung von Programmen nach Persona oder Rolle

Ein effektiver Ansatz zur Bereitstellung personalisierter Onboarding-Programme in großem Umfang ist die Segmentierung der Programme auf der Grundlage von Jobrollen, Abteilungen oder Mitarbeiter-Personas. Wie Deloitte hervorhebt, kann die „Kategorisierung von Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer vorhandenen Fähigkeiten, Lernpräferenzen und ihres Wachstumspotenzials“ gezieltere und relevantere Erfahrungen ermöglichen (Quelle).

So könnte ein Unternehmen beispielsweise maßgeschneiderte Onboarding-Schienen für Vertriebs-, Technik- und Kundensupportfunktionen entwickeln. Jeder Track würde Kernkompetenzen und Wissensbereiche abdecken, die für diese Funktionen spezifisch sind. Alternativ könnten Personas wie „Berufseinsteiger“, „Quereinsteiger“ oder „Manager“ verwendet werden, um Inhalt, Tempo und Aktivitäten auf der Grundlage gemeinsamer Hintergründe und Bedürfnisse anzupassen.

Durch die Segmentierung der Belegschaft und die Zuordnung von Onboarding zu diesen Segmenten können Unternehmen vom ersten Tag an kontextbezogene Schulungen anbieten. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten eine Einarbeitung, die direkt mit ihren künftigen Aufgaben verknüpft ist, so dass sie schneller produktiv werden und in ihrer Rolle erfolgreich sind.

Best Practices für personalisiertes Onboarding

Um ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis zu bieten, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices anwenden:  

1. Sammeln Sie Erkenntnisse durch Umfragen unter neuen Mitarbeitern: Versenden Sie Umfragen vor dem Start eines Mitarbeiters, um seinen Hintergrund, seine Interessen, seine Motivationen und seine Lernpräferenzen zu verstehen. Anhand dieser Daten können Sie das Onboarding individuell gestalten. Quelle:  

2. Weisen Sie Onboarding-Mentoren zu: Bringen Sie neue Mitarbeiter mit erfahrenen Mitarbeitern zusammen, die sie anleiten, Fragen beantworten und Insiderwissen über ihre Rolle und die Unternehmenskultur weitergeben können.  

3. Entwickeln Sie Lernpfade zum Selbststudium: Erstellen Sie maßgeschneiderte Schulungspfade, die es neuen Mitarbeitern ermöglichen, die Inhalte in ihrem eigenen Tempo zu bearbeiten und die Materialien bei Bedarf erneut zu lesen. Selbstgesteuerte Pfade kommen unterschiedlichen Lernstilen entgegen.  

4. Gamification mit rollenbasierten Herausforderungen: Integrieren Sie Spielelemente wie Punkte, Abzeichen und Bestenlisten in das Onboarding. Entwerfen Sie rollenspezifische Szenarien und Herausforderungen, die neue Mitarbeiter in praktische Arbeitssituationen versetzen.

5. Implementieren Sie kontinuierliche Feedbackschleifen: Melden Sie sich häufig bei den neuen Mitarbeitern, um ihre Fortschritte zu bewerten, Lücken zu erkennen und den Einarbeitungsplan in Echtzeit anzupassen. Holen Sie aktiv Feedback ein, um die Erfahrung ständig zu verbessern.