Wie man die Mitarbeiter-Akzeptanz von Software fördert: Ein Leitfaden für digitale Adoptionsplattformen

Herausforderungen bei der Einführung von Software ohne Adoption

Unternehmen stehen oft vor großen Herausforderungen, wenn sie eine neue Software einführen, ohne eine geeignete Adoptionsstrategie entwickelt zu haben. Ein Hauptproblem sind die niedrigen Akzeptanzraten. Studien zeigen, dass im Durchschnitt nur 56 % der SaaS-Lizenzen aktiv genutzt werden, so dass unglaubliche 44 % nicht genutzt oder verschwendet werden. Dies stellt nicht nur eine massive Geldverschwendung dar, sondern bedeutet auch, dass die Unternehmen das volle Potenzial ihrer Software-Investitionen nicht ausschöpfen.

Selbst wenn die Mitarbeiter die neue Software nutzen, führt eine unzureichende Schulung häufig dazu, dass die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten nicht ausreichend genutzt werden. Infolgedessen erzielen die Unternehmen nicht den vollen Return on Investment (ROI), den sie sich von der Anschaffung der Software versprochen haben. Eine weitere große Hürde sind die Schulungsprobleme, denn mit traditionellen Methoden wie persönlichen Sitzungen oder dichten Handbüchern lassen sich moderne Mitarbeiter nur schwer einbinden und On-Demand-Support bieten, wenn er am dringendsten benötigt wird.

Ohne einen strukturierten Ansatz zur Förderung der Akzeptanz riskieren Unternehmen, dass sich neue Software nicht durchsetzt oder keinen sinnvollen Nutzen für das Unternehmen bringt. Dies kann zu verschwendeten Ausgaben, Produktivitätsverlusten und der Unfähigkeit führen, die neuesten Innovationen und Effizienzsteigerungen, die moderne Software verspricht, zu nutzen.

Wichtigste Merkmale für die Evaluierung

Bei der Evaluierung von Plattformen für die digitale Übernahme (DAP) sind mehrere Hauptmerkmale zu berücksichtigen:

In-App-Anleitung: Einer der leistungsfähigsten Aspekte eines DAP ist die Möglichkeit, kontextbezogene Anleitungen direkt in der Softwareanwendung bereitzustellen. Dazu gehören Komplettlösungen, Tooltipps und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die auf der Grundlage des Benutzerverhaltens ausgelöst werden.  

Schulungsinhalte und Wissensdatenbank: Ein robuster DAP sollte ein Content-Management-System für die Erstellung, Aktualisierung und Speicherung von Schulungsmaterialien, Dokumentationen, Videos und anderen Ressourcen umfassen. Dies dient als zentrale Wissensdatenbank, auf die die Mitarbeiter bei Bedarf zugreifen können.

Nutzungsanalysen und Einblicke: Um die Akzeptanz wirklich voranzutreiben, müssen Sie wissen, wie die Mitarbeiter die Software nutzen. Suchen Sie nach einem DAP, das detaillierten Analysen zur Anwendungsnutzung, zur Nutzung von Funktionen, zu Ausstiegspunkten und anderen wichtigen Kennzahlen bietet. GRAVITY hebt hervor, dass "erweiterte, robuste Analysen" es Ihnen ermöglichen, "wirksame interne Governance- und Staking-Maßnahmen zu gewährleisten".

Evaluierung und Auswahl einer Plattform für die digitale Übernahme

Da es viele Plattformen für die digitale Akzeptanz gibt, ist es wichtig, dass Sie Ihre Optionen sorgfältig prüfen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Zu den wichtigsten Plattformen gehören Userpilot (am besten für kleine Unternehmen), GRAVITY und WalkMe (am besten für Unternehmen).

Achten Sie beim Vergleich von Anbietern auf wichtige Funktionen wie In-App-Walkthroughs, Schulungsinhalte, Analysen und Nutzungsverfolgung. Die Benutzerfreundlichkeit und die Oberfläche sollten für die Mitarbeiter intuitiv sein. Stellen Sie sicher, dass sich die Plattform nahtlos in Ihr bestehendes technisches System integrieren lässt, einschließlich CRM, Produktivitätssuiten und andere Kernanwendungen.

Die Preismodelle können variieren, daher sollten Sie sich über die Kosten für Ihre spezifischen Anforderungen informieren. Einige Plattformen berechnen pro Benutzer, während andere funktionsbasierte Stufen haben. Viele bieten kostenlose Testversionen an, um die Software zu testen, bevor Sie sich festlegen. Vergleichen Sie die Gesamtkosten mit der erwarteten Kapitalrendite, die sich aus der zunehmenden Nutzung der Software ergibt.

Den Führungskräften den Business Case nahebringen

Um die Zustimmung der Führungskräfte und der Unternehmensleitung zu erhalten, ist es entscheidend, den ROI und den Wert zu quantifizieren, den eine Plattform für die digitale Einführung bieten kann. Meiner Erfahrung nach können Unternehmen durch den Einsatz einer DAP die Anwendungsnutzung um bis zu 54 % und die Mitarbeiterproduktivität um 35 % steigern. Durch die Steigerung der Softwarenutzung trägt eine DAP dazu bei, den ROI für Technologieinvestitionen zu maximieren.

Die Implementierung eines DAP ist zwar mit Vorlaufkosten verbunden, aber es ist wichtig, ihn als Wegbereiter für strategische Ziele wie digitale Transformation, betriebliche Effizienz und Mitarbeiterförderung zu sehen. Ein DAP kann dazu beitragen, die Softwareeinführung zu beschleunigen, die Supportkosten zu senken und eine bessere Datenverwaltung zu fördern - und damit die üblichen Bedenken der Unternehmensleitung in Bezug auf Kosten und Komplexität ausräumen.

Einbindung von Managern und Mitarbeitern

Für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Plattform ist es entscheidend, dass sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter sie annehmen. Wirksame Kommunikationsstrategien sind der Schlüssel zur Überwindung von Widerständen und zur Förderung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens.

Beginnen Sie damit, den Führungskräften ein klares Geschäftsszenario vorzulegen, in dem Sie die Vorteile einer erhöhten Softwarenutzung, einer schnelleren Einarbeitung von Mitarbeitern und einer verbesserten Kapitalrendite für Technologieinvestitionen aufzeigen.  

Sobald Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung haben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Führungskräfte zu befähigen, die neue Plattform für die digitale Einführung zu unterstützen. Stellen Sie ihnen Schulungsressourcen, Kommunikationsvorlagen und datengestützte Erkenntnisse zur Verfügung, damit sie ihre Teams für den Wandel gewinnen können. Die Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Bedenken auszuräumen, das "Warum" hinter der Initiative zu verdeutlichen und die gewünschten Verhaltensweisen vorzuleben.

Für die Mitarbeiter ist ein mehrgleisiger Ansatz am besten geeignet. Kommunizieren Sie klar die Vorteile und den "Nutzen für sie", wie z. B. effizientere Prozesse, bessere Schulungsressourcen und ein reibungsloseres Benutzererlebnis. Bieten Sie Anreize wie Gamification, Belohnungen oder öffentliche Anerkennung für Early Adopters und Power User. Schließlich sollten Sie darauf vorbereitet sein, auf Widerstände zu reagieren, indem Sie aktiv auf Bedenken eingehen, maßgeschneiderte Unterstützung anbieten und die Plattform für die digitale Einführung als hilfreiches Instrument und nicht als zusätzliche Belastung darstellen.

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Einführungs- und Umsetzungsplan

Bei der Einführung einer Plattform für die digitale Einführung in Ihrem Unternehmen gibt es zwei Hauptoptionen: ein schrittweiser Ansatz oder eine "Big Bang"-Einführung auf einen Schlag. Beide Strategien haben Vor- und Nachteile.

Eine schrittweise Einführung ermöglicht es Ihnen, die Plattform zunächst mit einer kleineren Gruppe zu testen, Feedback zu sammeln und Ihren Ansatz zu verfeinern, bevor Sie ihn auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Diese schrittweise Methode verringert das Risiko und gibt Ihnen Zeit, das Bewusstsein zu schärfen, kann aber den Zeitplan für die Einführung insgesamt verlangsamen.  

Die Alternative ist eine schnellere, aber risikoreichere Markteinführung. Sie müssen alle Schulungsinhalte, In-App-Anleitungen und Support-Ressourcen vom ersten Tag an vollständig vorbereitet haben. Allerdings kann diese schnelle Einführung die Akzeptanz beschleunigen, wenn sie richtig durchgeführt wird.

Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, Sie sollten eine umfassende Schulungskampagne mit Materialien wie Videos, interaktiven Komplettlösungen, Dokumentationen und Live-Sitzungen entwickeln. Machen Sie diese Inhalte in Ihrem DAP leicht zugänglich und bewerben Sie sie intensiv.  

Schließlich sollten Sie einen klaren Unterstützungsprozess mit mehreren Kanälen einrichten, über die die Mitarbeiter Unterstützung erhalten. Ermöglichen Sie es ihnen, Anfragen und Feedback direkt über das DAP einzureichen. Weisen Sie ein internes Team zu, das sich umgehend um Probleme kümmert und die Plattform kontinuierlich verbessert.

Messung der Akzeptanz und Optimierung

Die Messung und Verfolgung der digitalen Akzeptanz ist von entscheidender Bedeutung, um den Erfolg Ihrer Implementierung zu verstehen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Ein wesentlicher Vorteil einer Plattform für die digitale Einführung sind die robusten Analyse- und Berichtsfunktionen, die sie bieten. Durch die Nutzung von Nutzungsdaten und Metriken erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter die Software nutzen, und können Engpässe oder Probleme erkennen.

Zu den wichtigsten Kennzahlen, die es zu überwachen gilt, gehören KPIs zur digitalen Akzeptanz, wie z. B. die Einführungsrate von Anwendungen, die Nutzung von Funktionen, die Erledigungsrate von Aufgaben und das Volumen von Support-Tickets. Achten Sie auf Trends im Zeitverlauf und vergleichen Sie sie mit Branchendurchschnitten oder internen Zielen. Ergänzen Sie die quantitativen Daten durch qualitatives Feedback aus Benutzerumfragen, Fokusgruppen und Manager-Check-ins, um das "Warum" hinter den Zahlen besser zu verstehen.

Mit einem datengesteuerten Ansatz können Sie Ihre digitale Adoptionsstrategie kontinuierlich optimieren und verbessern. Führen Sie A/B-Tests durch, um die effektivsten Schulungsinhalte, Anleitungsabläufe und Kommunikationsmaßnahmen zu ermitteln. Passen Sie Ihren Ansatz auf der Grundlage von Feedbackschleifen und sich ändernden Anforderungen innerhalb der Organisation an. Eine erfolgreiche digitale Einführung ist ein fortlaufender Prozess. Bleiben Sie also agil und verbessern Sie Ihre Strategie ständig, um eine maximale Software-Nutzung und einen maximalen ROI zu erreichen.

Abschließende Überlegungen und Schlussfolgerungen

Die Implementierung einer Plattform für die digitale Akzeptanz ist eine strategische Investition, die die Softwarenutzung erheblich verbessern und die Rendite der Technologieausgaben steigern kann. Durch die Bereitstellung kontextbezogener Anleitungen, Schulungen und Analysen kann eine gut konzipierte Plattform die allzu häufigen Probleme der geringen Akzeptanz und der mangelnden Fähigkeiten im Umgang mit neuen Tools lösen.

Wie in diesem Leitfaden dargelegt, gehören zu den wichtigsten Vorteilen einer digitalen Adoptionslösung ein rationalisiertes Onboarding der Mitarbeiter, eine höhere Produktivität durch In-App-Support und eine bessere Gesamtakzeptanz, die zu einem schnelleren ROI führt. Achten Sie bei der Auswahl einer Plattform auf robuste Funktionen wie interaktive Komplettlösungen, die Erstellung von Schulungsinhalten und detaillierte Nutzungsanalysen. Die Technologie ist jedoch nur ein Teil - eine durchdachte Strategie für das Änderungsmanagement, die die Zustimmung von Führungskräften und Endbenutzern erhält, ist für den langfristigen Erfolg entscheidend.

Letztlich geht es bei der Digital Adoption um die Befähigung der Mitarbeiter und die Maximierung des Werts von Softwareinvestitionen. Digital Adoption ist der Schlüssel zur Ausschöpfung des vollen Potenzials Ihrer Investitionen in Unternehmenstechnologien und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Anwendungen optimal nutzen und erleben können.

Mit der richtigen Plattform und dem richtigen Einführungsansatz können Unternehmen die unzureichende Nutzung von Software überwinden und die gewünschten Geschäftsergebnisse erzielen.