Onboarding im Jahr 2025: Die Diskrepanz zwischen HR-Technologie und Onboarding

Lesen Sie die fünf weiteren kritischen Onboarding-Herausforderungen, mit denen Unternehmen voraussichtlich konfrontiert sein werden: Onboarding-Herausforderungen, denen sich Unternehmen im Jahr 2025 stellen müssen.

Die Diskrepanz zwischen HR-Technologie und effektivem Onboarding

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein effektives Onboarding von Mitarbeitern zu einer entscheidenden Komponente für die Bindung von Talenten und den Erfolg des Unternehmens geworden. Viele Unternehmen haben jedoch mit einer erheblichen Diskrepanz zwischen ihrer HR-Technologie und ihren Onboarding-Prozessen zu kämpfen. Diese Diskrepanz kann weitreichende Folgen haben, wie z. B. eine schlechte Mitarbeitererfahrung, eine hohe Fluktuationsrate und ein mangelndes Engagement von Anfang an bei den Mitarbeitern.

Laut einer Studie von Oak Engage kann ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung um sage und schreibe 82 % erhöhen. Dennoch gelingt es Unternehmen oft nicht, ihre HR-Technologie effektiv zu nutzen, was zu fragmentierten, überwältigenden und risikobehafteten Onboarding-Erfahrungen für neue Mitarbeiter führt. Diese Diskrepanz untergräbt nicht nur den ersten Eindruck und das Engagement der Mitarbeiter, sondern schafft auch die Voraussetzungen für langfristige Probleme bei Produktivität, Arbeitsmoral und Mitarbeiterbindung.

Aktuelle Onboarding-Herausforderungen mit herkömmlicher HR-Technologie

Unternehmen stehen heute vor großen Hürden, wenn es darum geht, ein effektives und ansprechendes Onboarding-Erlebnis zu bieten, da die HR-Technologie veraltet und unverbunden ist. Ein Hauptproblem sind die weit verbreiteten manuellen Arbeitsabläufe und der übermäßige Papierkram, die zu Ineffizienz, Verzögerungen und einem unzureichenden Mitarbeitererlebnis führen. Datensilos in unterschiedlichen Systemen behindern zudem die Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Personalverantwortlichen, was zu einem fragmentierten und überfordernden Prozess für neue Mitarbeiter führt.

Ältere HR-Technologien sind oft nicht nahtlos integriert, was zu einem unzusammenhängenden Mitarbeitererlebnis führt, dass keine kohärente, personalisierte Reise bietet. Diese Unterbrechung kann zu Compliance-Risiken führen, da wichtige Informationen und Aufgaben durch die Maschen fallen. Darüber hinaus haben Unternehmen Schwierigkeiten, Einblicke in die Effektivität ihrer Onboarding-Programme zu gewinnen, da es an zentralisierten Daten und Analysefunktionen innerhalb ihrer bestehenden Systeme mangelt.

Sich entwickelnde Onboarding-Anforderungen bis 2025

Auf dem Weg ins nächste Jahr steht die Onboarding-Landschaft vor einem bedeutenden Wandel. Unternehmen müssen sich auf die sich verändernden Erwartungen ihrer Mitarbeiter einstellen und die Möglichkeiten der Technologie nutzen, um ein nahtloses, personalisiertes Erlebnis zu bieten. Laut Appical's 2024 HR Onboarding Trends wird eine der wichtigsten Veränderungen die Nachfrage nach digitalen Onboarding-Erfahrungen sein, die auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Häufige Feedback-Zyklen werden zur Norm werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen und einen zweiseitigen Dialog zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu fördern. Die Zunahme hybrider und dezentraler Arbeitsmodelle wird eine Neugestaltung der Onboarding-Prozesse erforderlich machen, um eine konsistente und ansprechende Erfahrung unabhängig vom physischen Standort zu gewährleisten. Darüber hinaus werden dynamische Karrierewege und kontinuierliches Lernen in den Mittelpunkt rücken, so dass Onboarding-Programme flexibel und anpassungsfähig sein müssen.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass die datengesteuerte Automatisierung eine zentrale Rolle bei der Rationalisierung und Optimierung von Onboarding-Workflows spielen wird. Die HR Executive's HR Transformation Prognosen für 2025 heben den zunehmenden Einsatz von KI und maschinellem Lernen hervor, um Erfahrungen zu personalisieren, Routineaufgaben zu automatisieren und wertvolle Erkenntnisse aus Onboarding-Daten zu gewinnen.

Ursachen für die Diskrepanz zwischen HR-Technik und Einarbeitung

Die Diskrepanz zwischen der HR-Technologie und effektiven Onboarding-Prozessen hat oft mehrere Ursachen. Ein wichtiger Faktor ist das Vorherrschen von Altsystemen mit fragmentierten Funktionen, die nicht für eine nahtlose Integration oder durchgängige Onboarding-Workflows konzipiert wurden. Diese Systeme schaffen Datensilos und manuelle Übergaben, was zu einer unzusammenhängenden Erfahrung führt.

Darüber hinaus mangelt es oft an der Integration zwischen den verschiedenen Einzellösungen und Tools, die für unterschiedliche HR-Funktionen wie Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterverwaltung eingesetzt werden. Unterschiedliche Systeme haben Schwierigkeiten, Daten auszutauschen und effektiv zusammenzuarbeiten, was zu Prozessineffizienzen und Lücken führt.

Organisatorische Silos und eine fehlende Abstimmung zwischen IT- und HR-Teams können ebenfalls zu dieser Kluft beitragen. Wenn diese Abteilungen isoliert arbeiten, wird es schwierig, Technologielösungen auf die sich entwickelnden Onboarding-Anforderungen abzustimmen und nutzerorientierte Erfahrungen zu entwickeln.

Darüber hinaus können die sich schnell ändernden Anforderungen an das Onboarding, die durch Faktoren wie Remote-Arbeit, Personalisierungsanforderungen und dynamische Karrierewege bedingt sind, die Fähigkeiten herkömmlicher HR-Technologien übersteigen. Starren, monolithischen Systemen mangelt es oft an der Flexibilität und Agilität, um sich an diese sich entwickelnden Anforderungen anzupassen.

Schließlich kann ein Mangel an nutzerzentrierten Designprinzipien in vielen HR-Softwarelösungen zu einer schlechten Akzeptanz und ineffektiven Onboarding-Erfahrungen führen. Systeme, die nicht intuitiv, mobilfreundlich oder auf die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen (HR, Manager, Mitarbeiter) zugeschnitten sind, können zu Frustration und Desinteresse führen.

Zentrale HR-System-Integrationspunkte

Um ein nahtloses Onboarding-Erlebnis zu schaffen, müssen Unternehmen die wichtigsten HR-Systeme identifizieren, die mit ihrer Onboarding-Technologie integriert werden müssen. Dazu gehören in der Regel:

• Human Resources Information System (HRIS): Der zentrale Speicher für Mitarbeiterdaten, einschließlich persönlicher Informationen, Arbeitsplatzdetails und Vergütungsunterlagen.
• Applicant Tracking System (ATS): Das ATS wird für die Rekrutierung und Einstellung verwendet und ist der Ausgangspunkt für das Onboarding-Verfahren, das Daten über neue Mitarbeiter liefert.
• Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM): Verwaltet die Bereitstellung von Benutzern, die Authentifizierung und die Zugriffskontrolle für verschiedene Geschäftsanwendungen.
• Learning Management System (LMS): Liefert Schulungs- und Entwicklungsinhalte, die für das Onboarding neuer Mitarbeiter entscheidend sind.

• Leistungsmanagement-System: Verfolgt die Ziele, das Feedback und die Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter und integriert sich in das Onboarding, um erste Ziele festzulegen.
• Leistungsunterstützungssystem: Eine technologiebasierte Lösung, die den Nutzern in Echtzeit und auf Abruf Hilfe und Anleitung bietet.

Die wichtigsten Integrationspunkte für die Onboarding-Technologie umfassen den nahtlosen Austausch von Daten und die Auslösung von Workflows zwischen diesen zentralen HR-Systemen.

Aufbau eines Onboarding-Hubs

Um das Onboarding zu zentralisieren und Daten und Arbeitsabläufe über verschiedene HR-Systeme hinweg zu vereinheitlichen, sollten Unternehmen einen Onboarding-Hub einrichten. Ein Onboarding-Hub fungiert als zentrale Plattform, die mit zentralen HR-Technologien wie dem HRIS, dem Bewerber-Tracking-System, Identitätsmanagement-Tools und dem Lernmanagementsystem integriert ist. Durch die Verbindung dieser Systeme kann der Onboarding-Hub End-to-End-Prozesse orchestrieren, die Übergabe zwischen Teams automatisieren und eine zentrale Anlaufstelle für neue Mitarbeiter bieten.

Innerhalb des Onboarding-Hubs können HR-Teams einheitliche Datenmodelle und Workflows definieren, die den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters abdecken, von der Einstellung über das Onboarding und die Entwicklung bis hin zum Offboarding. Die Daten neuer Mitarbeiter müssen nur einmal eingegeben werden und fließen dann durch die angeschlossenen Systeme. Der Hub sorgt für Konsistenz und beseitigt Silos mit doppelten Informationen, die über unverbundene Tools verteilt sind. Manager und neue Mitarbeiter erhalten über ein zentrales Portal einen Überblick über Onboarding-Aufgaben, Anforderungen und Status.

Definition der Integrationsanforderungen

Um ein einheitliches Onboarding-Erlebnis zu erreichen, müssen die Integrationsanforderungen im Vorfeld klar definiert und die Zustimmung der Beteiligten eingeholt werden. OmniHR zufolge "ist es wichtig, vor der Implementierung von Integrationen alle Integrationsanforderungen zu dokumentieren und die Zustimmung der Stakeholder einzuholen".

Die HR-Teams sollten eng mit der IT-Abteilung, den Managern und anderen am Onboarding beteiligten Akteuren zusammenarbeiten, um alle Systeme, Datenflüsse und Übergaben zu erfassen, die miteinander verbunden werden müssen. Identifizieren Sie Schwachstellen im aktuellen Prozess und Möglichkeiten zur Automatisierung. Dokumentieren Sie die Integrationsanforderungen, Prioritäten und Ziele gründlich, um sicherzustellen, dass alle Parteien übereinstimmen.

Es ist auch wichtig, die Möglichkeiten und Grenzen bestehender HR-Systeme zu kennen, wenn es um die Integration geht. Outsail rät: "Prüfen Sie Ihren HR-Tech-Stack und machen Sie sich klar, welche Tools über offene APIs verfügen und welche die Integration von Drittanbietern nicht zulassen." Dies wird sich später auf Ihre Integrationsstrategie und die Auswahl der Tools auswirken.

Ansätze zur Systemintegration

Die Verknüpfung unterschiedlicher HR-Systeme erfordert die Nutzung von APIs, Automatisierungstools und speziellen Integrationsplattformen. Laut dem Merge-Leitfaden für HRIS-Integrationen verfügt die meiste moderne HR-Software über APIs, die eine Datensynchronisation und Prozessautomatisierung zwischen den Systemen ermöglichen. Unternehmen können mithilfe dieser APIs benutzerdefinierte Integrationen erstellen, um Daten bidirektional auszutauschen und Workflows in den Bereichen Rekrutierung, Onboarding, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung und anderen HR-Kernfunktionen auszulösen.

Ein weiterer Ansatz, der im HR-Integrationsleitfaden von Workato hervorgehoben wird, ist die Nutzung von iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service). Diese Cloud-basierten Plattformen bieten vorgefertigte Konnektoren und Low-Code/No-Code-Tools, um HR-Anwendungen ohne umfangreiche Entwicklung schnell zu verbinden. iPaaS-Tools können Datenflüsse automatisieren, Felder systemübergreifend zuordnen und mehrstufige Prozesse orchestrieren, die mehrere HR-Technologien umfassen.

Robotic Process Automation (RPA)-Bots bieten eine alternative Integrationsmethode für die Synchronisierung von Daten und die Automatisierung von Aufgaben zwischen HR-Systemen, wie in den Best Practices zur HR-Integration von Outsail beschrieben. RPA-Skripte können direkt mit Anwendungsoberflächen verbunden werden, um Daten zu extrahieren, Formulare auszufüllen, Ereignisse auszulösen und Informationen zwischen Rekrutierungstools, HCM-Plattformen, Gehaltsabrechnungssystemen und mehr zu übertragen.

Messung des Onboarding-Erfolgs

Um die Effektivität eines integrierten Onboarding-Erlebnisses zu messen, sollten Unternehmen wichtige Kennzahlen verfolgen und ihren Ansatz auf der Grundlage der Ergebnisse anpassen. Einige wichtige Onboarding-Kennzahlen, die überwacht werden sollten, sind:

• Zufriedenheit mit der Arbeit neuer Mitarbeiter: Die Befragung neuer Mitarbeiter zu ihrer allgemeinen Zufriedenheit mit dem Einarbeitungsprozess kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Ein positives Einarbeitungserlebnis ist mit einem höheren Engagement und einer höheren Mitarbeiterbindung verbunden.
• Zeit bis zur Produktivität: Die Effizienz des Einarbeitungsprogramms lässt sich daran ablesen, wie schnell die neuen Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen und voll produktiv werden. Eng integrierte Systeme können dazu beitragen, diese Zeitspanne zu verkürzen.
• Mitarbeiterfluktuation: Hohe Fluktuationsraten, vor allem innerhalb des ersten Jahres, können ein Zeichen dafür sein, dass es bei der Einarbeitung Mängel gibt, die es zu beheben gilt.
• Einhaltung der Vorschriften und Konsistenz: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle neu eingestellten Mitarbeiter die erforderliche Schulung und Dokumentation absolvieren. Automatisierte Arbeitsabläufe können dabei helfen, die Konsistenz im gesamten Unternehmen durchzusetzen.

Durch die kontinuierliche Überwachung dieser und anderer relevanter Kennzahlen können Unternehmen verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und ihren Onboarding-Ansatz verfeinern, um eine nahtlose, ansprechende Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen.

Das einheitliche Onboarding-Erlebnis

Die Vereinheitlichung des Onboarding-Erlebnisses erfordert einen strategischen Ansatz zur Integration von HR-Kernsystemen mit Onboarding-Technologie. Durch die Einhaltung einiger wichtiger Schritte können Unternehmen eine nahtlose Reise schaffen, die die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert, die Produktivität steigert und die Fluktuation verringert:

• Definieren Sie die Integrationsanforderungen im Vorfeld und stimmen Sie die Ziele für die gemeinsame Nutzung von Daten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen in den Bereichen Personalbeschaffung, HR, IT und Management ab.
• Konsolidierung und Bereinigung von HR-Daten, Entwicklung eines einheitlichen Datenmodells, um einen konsistenten Informationsfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten.
• Nutzen Sie APIs, Automatisierungstools und Plattformen wie Onboarding-Software für Mitarbeiter, um unterschiedliche Systeme zu verbinden und die Übergabe zwischen Teams zu optimieren.
• Implementieren Sie einen Onboarding-Hub, der neuen Mitarbeitern und Managern einen Überblick über ihre Aufgaben und Fortschritte verschafft und gleichzeitig einen zentralen Ort für Ressourcen und Kommunikation bietet.
• Messen Sie fortlaufend Onboarding-Kennzahlen wie Zeit bis zur Produktivität, Engagementwerte und Bindungsraten und passen Sie die Integrationsstrategie bei Bedarf an.

Mit einem eng integrierten Onboarding-Erlebnis können Unternehmen das Mitarbeitererlebnis verbessern, die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter verkürzen und die Produktivität und Bindung der Mitarbeiter insgesamt erhöhen.