Change-Management: Die Mitarbeitererfahrung mit digitalen Plattformen verbessern?

Das Vorantreiben von Veränderungen und digitaler Transformation (Digital Transformation) ist heute eine der größten Herausforderungen, mit denen moderne Organisationen konfrontiert sind. Mit dem raschen Tempo technologischer Innovationen müssen Unternehmen sich kontinuierlich anpassen und neue Systeme und Prozesse implementieren. Große Veränderungsinitiativen stoßen jedoch oft auf Widerstand bei den Mitarbeitern, mangelnde Akzeptanz in verschiedenen Abteilungen und Schwierigkeiten, die Einführung im großen Maßstab voranzutreiben.

Laut Forschung gehören zu den größten Herausforderungen der digitalen Transformation (Digital Transformation) das Überwinden veralteter Systeme, die Veränderung der Unternehmenskultur, die Höherqualifizierung von Mitarbeitern und mehr. Um Veränderungen erfolgreich zu managen, benötigen Organisationen Lösungen, die die Transformation für jeden Mitarbeiter nahtlos machen.

Hier kommen digitale Adoptionsplattformen (Digital Adoption Platforms (DAPs)) ins Spiel. DAPs bieten In-App-Anleitung, Schulung und Unterstützung, um Mitarbeitern den reibungslosen Übergang zu neuen Technologien zu erleichtern. Durch die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung können DAPs Organisationen dabei unterstützen, Veränderungen voranzutreiben, die Adoption neuer Werkzeuge und Systeme zu steigern und den vollen Nutzen der digitalen Transformation zu realisieren.

Was ist eine digitale Adoptionsplattform?

Eine digitale Adoptionsplattform (Digital Adoption Platform (DAP)) ist eine Software, die sich in andere Anwendungen und Systeme integriert, um Benutzer bei Aufgaben zu leiten und Benutzerworkflows zu optimieren. DAPs zielen darauf ab, das Mitarbeiter-Onboarding und die Schulung zu neuen Systemen und Prozessen zu vereinfachen. Sie bieten In-App-Anleitungen, Tipps und Unterstützung für Mitarbeiter, während sie durch Workflows navigieren. Zu den wichtigsten Funktionen von DAPs gehören:  

• In-App-Walkthroughs und Tutorials  
• Tooltips und integrierte Unterstützung  
• Smart Search und Micro-Learning  
• Workflow-Automatisierung und -Anleitung  
• Adoptionsanalysen und -einblicke  

Indem sie sich direkt in den Technologie-Stack einer Organisation integrieren, können DAPs personalisierte und kontextbezogene Unterstützung bieten. Dies hilft Mitarbeitern, schneller zu lernen und effizienter in neuen digitalen Systemen zu arbeiten.

Vorteile von DAPs für Mitarbeiter

Digitale Adoptionsplattformen bieten während der Einführung neuer Technologien und Prozessänderungen innerhalb einer Organisation bedeutende Vorteile für Mitarbeiter. Ein wesentlicher Vorteil ist die verbesserte Einarbeitung und Schulung. Mit DAPs können neue Mitarbeiter auf In-App-Walkthroughs, Tipps und Anleitungen zugreifen, sobald sie mit neuen Systemen beginnen. Dies reduziert die Einarbeitungszeit und ermöglicht es ihnen, schneller produktiv zu werden. Laut LumApps schaffen DAPs "mehr Innovation am Arbeitsplatz" durch die Rationalisierung der Schulung.

DAPs ermöglichen auch eine kontextbezogene Unterstützung für Mitarbeiter, wenn neue Software oder Updates eingeführt werden. Interaktive In-App-Nachrichten bieten genau dann und dort Anleitung, wo Mitarbeiter sie benötigen. Mitarbeiter können leicht Hilfe bei neuen Funktionen oder Workflows erhalten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

Schließlich verbessern DAPs die gesamte Benutzererfahrung, was die Bindung fördert. Mit Funktionen wie intelligenten Tipps und Nudges (anstupsen) werden Mitarbeiter bei jedem Schritt unterstützt, anstatt frustriert zu sein.

Vorteile von DAPs für Organisationen

Organisationen können bedeutende Vorteile erzielen, indem sie eine digitale Adoptionsplattform für Change-Management-Initiativen implementieren. Einige der wichtigsten Vorteile für Organisationen umfassen:

Schnellere Adoption neuer Systeme

DAPs beschleunigen die Adoption neuer Technologien und Prozesse. Anstatt durch traditionelle Schulungen zu lernen, können Mitarbeiter über die DAP kontextbezogene Anleitungen innerhalb der Anwendungen zugreifen. Dies führt zu einer bis zu 5x schnelleren Adoption im Vergleich zu herkömmlichen Methoden.

Erhöhte Produktivität und ROI (Return on Investment)

Indem sie das Onboarding und die Schulung rationalisieren, steigern DAPs die Mitarbeiterproduktivität in neuen Systemen. Mitarbeiter erreichen die volle Produktivität in Apps viel schneller. DAPs können die Produktivität um über 35 % steigern. Dies resultiert in einem höheren ROI aus Technologieinvestitionen.

Reduzierte Schulungskosten

DAPs reduzieren deutlich den Bedarf an formalen Schulungsressourcen. In-App-Anleitungen ersetzen klassenzimmerbasierte Schulungen und umfangreiche Handbücher. Dies kann die Schulungskosten um bis zu 90 % senken. Die Plattform eliminiert auch die Notwendigkeit für laufende Auffrischungsschulungen.

Der DAP-Implementierungsprozess

Die Implementierung einer digitalen Adoptionsplattform (DAP) erfordert sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass sie die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation erfüllt. Die Schlüsselschritte bei der Implementierung eines DAP umfassen:

Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse

Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen Prozesse, Schmerzpunkte und Ziele der Organisation zu bewerten. Dies beinhaltet die Identifizierung von Bereichen, die Change-Management-Unterstützung benötigen, die Befragung von Mitarbeitern zu den Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, und die Bestimmung der Fähigkeiten, die vom DAP benötigt werden. Auch die Bereitschaft der Organisation zur Adoption sollte analysiert werden.

Konfigurieren der Plattform

Sobald die Bedürfnisse festgelegt sind, wird das DAP entsprechend konfiguriert. Dies umfasst das Abbilden von Nutzerreisen, das Einrichten von In-App-Anleitungen (In-App guidance), die Integration mit bestehenden Apps und Systemen und die Entwicklung angepasster Inhalte und Schulungsmaterialien. Nutzerrollen und -berechtigungen müssen eingerichtet werden. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass das DAP reibungslos in die organisatorischen Arbeitsabläufe integriert wird.

Entwicklung eines Change-Management-Plans

Ein Change-Management-Plan hilft, die Adoption des DAP in der gesamten Organisation voranzutreiben. Dies beinhaltet das Einholen der Zustimmung von Stakeholdern, das Bewusstsein durch Marketingkampagnen fördern, die Bereitstellung von Schulungen für Administratoren und Endbenutzer und die Planung eines schrittweisen Rollouts. Laufende Unterstützungs- und Feedbackkanäle sollten etabliert werden. Es müssen Analysen (Analytics) implementiert werden, um die Nutzung zu verfolgen und das DAP feinabzustimmen.

Mit sorgfältiger Planung und Change-Management können Organisationen eine erfolgreiche DAP-Implementierung sicherstellen, die den Wert maximiert.

Hauptmerkmale des DAP von Gravity Global

Die digitale Adoptionsplattform von Gravity Global zeichnet sich durch ihre intelligenten Anleitungs-Funktionen ((personalized walkthroughs) aus, die auf die Bedürfnisse und Rollen jedes Mitarbeiters zugeschnitten sind. Einige Schlüsselmerkmale umfassen:

Personalisierte Anleitung für jeden Benutzer - Mitarbeiter erhalten Schulungen und Unterstützung, die speziell auf ihre Jobfunktion und Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.

Lebenszyklusansatz von der Einarbeitung bis zur Meisterschaft - Die Anleitung passt sich an, wenn Mitarbeiter Erfahrungen sammeln, um sicherzustellen, dass sie volle Produktivität erreichen.

Nahtloses Cross-Application-Erlebnis (cross-application experience) - Konsistente Tipps und Arbeitsabläufe über mehrere Unternehmensanwendungen hinweg sorgen für ein einheitliches Erlebnis.

Gravity Global weist darauf hin, dass seine DAP personalisierte Workflows (personalized walkthroughs), Nudge-Kommunikationen (Benutzer anstoßen) und produktivitätssteigernde Arbeitsabläufe über Anwendungen hinweg bereitstellt. Dieser intelligente Ansatz fördert die Adoption und Produktivität der Mitarbeiter bei neuen Systemen.

Analysieren und verstehen

Eine wichtige Funktion der DAP von Gravity Global ist die Bereitstellung von Analytik (Analytics) und Einblicken, um die Nutzung zu verfolgen und Prozesse zu optimieren. Die Plattform umfasst robuste Analytik, um Adoptionsherausforderungen und -chancen zu identifizieren.

Das Tracking der Nutzung ermöglicht es Organisationen zu sehen, welche Funktionen Mitarbeiter häufig bzw. selten nutzen. Dies offenbart, wo sie möglicherweise Schwierigkeiten haben oder bestimmte Arbeitsabläufe vermeiden. Die Daten ermöglichen es Schulungsteams, Wissenslücken gezielt anzugehen.

Analytik zeigen auch, welche In-App-Anleitungen von Benutzern oft angesehen werden. Dies deutet darauf hin, wo sie die meisten Unterstützung benötigen. Teams können reagieren, indem sie mehr Tipps oder Tutorials zu diesen Funktionen erstellen.

Durch das Sammeln von Daten zur Mitarbeiterbenutzung über die Zeit hinweg bietet die DAP von Gravity Global Einblicke, um Prozesse zu optimieren. Führungskräfte können sehen, wo Arbeitsabläufe mit geringer Adoption Engpässe erzeugen. Dies ermöglicht es ihnen, diese Prozesse für ein reibungsloseres Benutzererlebnis zu vereinfachen oder zu automatisieren.

Zusammenfassend verwandeln Analytik Adoptionsplattformen von einer einmaligen Implementierungsunterstützung in ein Werkzeug für kontinuierliche Optimierung. Nutzungsmetriken (Usage metrics) ermöglichen es Organisationen, ihre Systeme und die Erfahrungen der Mitarbeiter langfristig zu verbessern.

Langfristigen Wandel vorantreiben

Die Implementierung neuer Technologien oder Prozesse ist nur der erste Schritt bei organisatorischen Veränderungen. Die größere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Änderungen langfristig Bestand haben, während sich Technologien und Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Dies erfordert eine fortlaufende Verstärkung und Unterstützung für die Mitarbeiter, wenn diese auf neue Arbeitsabläufe stoßen.

DAPs (Digital Adoption Platforms) sind einzigartig dafür ausgerüstet, langfristige Adoption (long-term adoption) zu fördern, indem sie kontextbezogene Anleitungen (contextual guidance) bieten, die sich anpassen, wenn sich Prozesse entwickeln. So können beispielsweise Tipps und Schulungen in Echtzeit aktualisiert werden, um mit neuen Funktionsveröffentlichungen Schritt zu halten. Automatisierte Arbeitsabläufe (automated workflows) entwickeln sich ebenfalls mit der Technologie weiter.

Mit einer DAP können Organisationen die Falle von einmaligen Schulungen, die nicht nachhaltig sind, vermeiden. Mitarbeiter haben ein eingebettetes System, das sie über Monate und Jahre hinweg durch Veränderungen leitet. Wenn sich Prozesse entwickeln, entwickelt sich auch die DAP weiter.

Analytik bieten Sichtbarkeit darüber, wo Mitarbeiter noch mehr Unterstützung benötigen. DAPs können dann Wissenslücken (knowledge gaps) mit mehr Schulungen gezielt ansprechen. Dieser fortlaufende Zyklus von Anleitungen, Messung der Adoption und Verstärkung ist entscheidend, um Initiativen zur Transformation erfolgreich umzusetzen.

Quellen:

• Deloitte.com - Manage change with digital adoption platforms
• Public digital, Dr. Pramod K. Varma - Sustaining change

Die Zukunft des Change-Managements

Die Zukunft des Change-Managements wird digital. Organisationen wenden sich zunehmend Technologielösungen wie Digital Adoption Platforms (DAPs) zu, um Veränderungsinitiativen zu ermöglichen und zu unterstützen.

Laut Proscis Ausblick für 2024: „Künstliche Intelligenz, virtuelle Realität und Digital Adoption Platforms machen Schulungen und Verstärkungen jederzeit verfügbar, um die Adoptionsunterstützung (change adoption) zu fördern.“ DAPs treten als entscheidende Werkzeuge für die Führung der digitalen Transformation und das Management von Veränderungen in modernen Organisationen hervor.

KPMG prognostiziert: „Das Change-Management wird evidenzbasierter und technologieunterstützt sein.“ Funktionen wie In-App-Anleitungen (in-app guidance), Schulungsverstärkungen (training reinforcement) und Adoptionsanalytik (adoption analytics) ermöglichen es DAPs, Nutzung und Verhaltensänderungen im großen Maßstab zu fördern.

Die Zukunft des Change-Managements wird durch digitale Werkzeuge und Plattformen definiert, die Organisationen in die Lage versetzen, Transformationen reibungslos zu implementieren und eine schnelle Adoption im großen Maßstab zu fördern. DAPs werden in den kommenden Jahren entscheidend sein, um Veränderungsinitiativen erfolgreich zu managen.

Fazit

Zusammenfassend sind Digital Adoption Plattformen (DAP) leistungsstarke und innovative Werkzeuge für das Management von organisatorischem Wandel und digitaler Transformation. DAPs bieten kontextbezogene Anleitung und Unterstützung für Benutzer, was eine schnellere Adoption neuer Systeme und Prozesse vorantreibt.

Zu den wichtigsten Vorteilen für Mitarbeiter gehören vereinfachte Einarbeitung, verkürzte Schulungszeiten und eine verbesserte Benutzererfahrung (user experience). Für Organisationen liefern DAPs eine bessere Kapitalrendite (ROI - Return on Investment) bei Technologieinvestitionen, erhöhte Produktivität und kontinuierliche Optimierung, da sich Arbeitsabläufe entwickeln.

Als führendes Unternehmen in diesem Bereich bietet Gravity Global AG einen intelligenten DAP-Ansatz an, der auf den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ausgerichtet ist. Mit maßgeschneiderter Anleitung für jede Benutzerrolle, nahtloser Erfahrung über verschiedene Anwendungen hinweg und robusten Analysen steht Gravity Global an vorderster Front, wenn es darum geht, erfolgreiche Transformationen in modernen Unternehmen zu ermöglichen. Organisationen, die den DAP von Gravity Global AG nutzen, können ihre Mitarbeiter befähigen, Veränderungsinitiativen beschleunigen und eine Kultur der Agilität schaffen können.